段取り八分~できる人のスケジューリング術

仕事術

こんにちはel2です。

突然ですが、「段取り八分、仕事二分」という言葉をご存知でしょうか。

事前準備の大切さを訴える言葉で、「準備をきっちりしておけば仕事は8割方できたようなもの」という意味です。

この段取りと関係性が高いスケジューリングについて、仕事ができるとされる人でもできない場合があります。

まあ仕事ができる人とは、「仕事上の難題を多く解決させることができる人」なので、スケジューリングが苦手な人というのも居て当然です。

私が見た中で仕事ができるのにスケジューリング能力が低いのは、「締め切り間際で何とかやっちゃう頭がいいタイプ」ですね。

恐らく夏休みの宿題を8月31日に仕上げてきたタイプでしょう。

(”仕上げる”がポイントです。仕上げず9月1日を迎える人はこのタイプではない)

あともう一つのスケジューリング能力が低いタイプをあげると、「与えられた仕事を猛スピードで締め切りより大分前に終わらせるタイプ」ですね。

例えると、夏休みの宿題を7月20日(夏休み初日)から数日間で終わらせるタイプでしょう。

上司としてはやってくれるのでとてもありがたい部下なんですけどね。実は本人は全力で終わらせているので、何のタスクをどれくらいかかるのかをよくわかっていない場合が多いです。それで困るのは、長期間にわたる仕事のときです。人間常に全速力では走れませんからね。

さてスケジューリング能力が低いとどうなるか?

私が以前このタイプに多い分量の仕事を任せた経験から言いますが、やっぱり終盤でデスマーチのような状態になるんですよ。

本人の何とかやっちゃうスキルは凄いんです。ただ関わる他者はそんな人たちばかりではないんですよ。

だから他人にやってもらうタスクがあると終わらずに次へ進めない、デッドライン越えな事態を招くわけです。

ではどうすればいいのか。

必要なのがスケジューリング能力です。

スケジュール能力が高ければ、目の前にある仕事を持ち前の高いスキルでこなせない場合、人を別のチームから調達して処理量を向上させてみたり、締め切りを伸ばしてもらう交渉をしてみたり(早ければ早いほど説得はしやすい)、などの選択肢が取れるんです。

じゃあどうすればよいのか。

①必要なTODOを全て洗い出す

彼を知り己を知れば百戦殆からず

引用:孫子の兵法

かれをしりおのれをしればひゃくせんあやうからず・・・・・
敵の実力や現状をしっかりと把握し、自分自身のことをよくわきまえて戦えば、なんど戦っても、勝つことができるものです。なにか問題を解決するときも、その内容を吟味し、自分の力量を認識したうえで対処すれば、うまくいくものです。

敵の全容が明らかになって自軍のリソースをどう振り分けるかがわかります。

このミッションを実現するために何をしなければならないのかをTODOの大小問わず全て洗い出してみます。自分の中でよくわからないことも「**がよくわからない」と記載します。

わからないことを明確にすること自体もTODOなのです。

ただこの時点で全てのTODOが明らかになるとは思わないでください。この段階で想像すらしていなかったことは確実にあるものです。

それらの対処については後述します。

②各TODO解決に必要な時間を大まかに見積もる

彼を知り己を知れば百戦殆からず

引用:孫子の兵法

かれをしりおのれをしればひゃくせんあやうからず・・・・・
敵の実力や現状をしっかりと把握し、自分自身のことをよくわきまえて戦えば、なんど戦っても、勝つことができるものです。なにか問題を解決するときも、その内容を吟味し、自分の力量を認識したうえで対処すれば、うまくいくものです。

己を知る。とは自分ができることを把握すること。精度は低くてもかまわないので自分がそのTODOを解決させるにはどれほどの時間が必要なのかを見積もるべきだ。

おもしろいことに、実際は5時間くらいかかるのに、TODOに取り掛かる前は1時間程度でできるだろう、となどと大幅に読み間違えている人は少なくない。そんなことではスケジューリングに大きな変更が多々発生することとなる。

まずは自分がTODOを解決するときにどれくらいの時間をかけているのかを把握することから始めてみよう。

③TODOの締め切り(デッドライン)を把握する

各TODOの締め切りを把握する。できるだけ早くやろうという気持ちは大切だが、もっと大切なのはいつまでに終わらせないといけないかを把握しておくことだ。

トルコのことわざに「明日できることは今日するな」というものがある。

これはTODOがかなり多く、効率的に対応していかなければならない状況下では全くもって賛成。

今日締め切りでスケジュール上、今日やらないといけないことがあるのに、明日締め切りのことを先にしないですよね。

TODOの締め切りを把握していない人はこういう非効率な動きをしてしまいます。

④優先順位をつける

先順位のつけ方は「重要度」×「緊急度」だ。

緊急度」はわかりやすい。先に紹介した締め切り(デッドライン)を把握すれば自ずと順位付けができる。

重要度」は難しい。顧客の性格や、最悪やらなくても怒られるだけで済むな、とかいろいろな要素が絡み合う。

コツはそのTODOが出来なかったらどうなるか?と考えることだろう。例えば、そのTODOができないことで手戻りが発生して3倍の時間がかかる、なんて事態なのだとしたら面倒だから重要度高いな、とか。

⑤定期的に見直す

時間と共にTODOは変化していくものだ

①で必要なTODOを全て洗い出すと言ったが、はじめの段階で全てが漏れなく把握されていることなんてない。

大抵は不確定要素があるものだし、想定外のことが後から出てくるものだ。また締め切りや重要度だって変わるはずだ。顧客の要望はころころと変わるものだ。

だからこそ、定期的に見直し、①~④を再度やってみてほしい。

⑥関係者との定期打合せを設定して課題の進捗確認をする※自分だけで完結しない場合

あなただけ完璧にできていれば良いわけではない。他人もできてもらわないと困るのだ。

⑤定期的に見直す、では自分だけだったがこれは関係者もそうだ。

プロジェクトが大きくなれば自分だけじゃなくて、関係する全員に①から⑤をさせなければならないのだ。

そういう場を能動的にこちらから用意してあげなければならない。

例えば「毎週火曜日の13時からはAプロジェクトの定例課題管理打合せとする」など、もうルールとして決めてしまうべきだ。

全体のスケジュールを把握するために、あなたが全関係者を巻き込む必要があるのです。

終わりに

いかがでしたでしょうか。今回はスケジューリングについてすべき構成要素に分けて説明いたしました。

実際にやっていない人は本当に場当たり的な対応ばかりしがちです。仕事はスケジューリング能力を活用して気持ちにゆとりのある人生を送りましょう

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