切れ者の上手な会議進行術

仕事術

こんにちはel2です。

会議をうまく回したいと考える人は多いと思います。

会社で仕事の裁量権が上がり、ワーカーとしての立ち位置から判断を下す立ち位置になってくると自然と会議が増えていきます。

偉い人になると、1日中何かの会議に出席しており、ワーク(資料作りやメール出し、事務作業等)に割く時間が全くなかったという事態もあるくらいです。

だからこそ、会議を制すことは仕事を制すともいえるほどに会議効率化スキルを上げることは重要なのです。

この記事でわかること

●ダメな会議がわかる

●いい会議がわかる

まずはダメな会議の例を紹介します。

ダメな会議 例

前提:システム上で問題が発生したため、解決策を考えなければならない状況で、ベンダーと一緒に解決策について議論することになりました。問題解決は切羽詰まった状況ではないとします。

Aさんはとシステムである問題が発生したので、システムのサポート会社のベンダーをまず呼ぶことにしました。

●●という問題が起きたのでとりあえず打合せを開きたいです。参加してください。

打合せの日程を決め、当日を迎えました。

参加者はAさんの会社からは Aさん、Bさん(部下) Cさん(部下)
ベンダーからは Xさん(営業担当) Yさん(技術担当) Zさん(技術担当)

打合せにて、発生した問題についてAさんは話しました。

そこで、ベンダーから質問がきます。

すみません、ここが理解できていないのですが…

それは●●でして

 

で、説明をした後、ベンダーが色々と質問をしました。

Aさんは質問に回答していましたが、途中でベンダーに問題が正確に伝わっていない部分があることがわかったので、もう一度説明しました。

現状の認識ができたところでAさんはベンダーに解決策の案を聞きました。

ベンダーの回答は…

持ち帰って社内で検討します

会議は後日また行われることとなりました。

…せっかく何人も集まったのに、何も決まっていない会議

時間がもったいないですね。

では効率的な会議法を紹介しましょう。

効率化術① 事前に伝えられる情報は伝えておく

会議をする上で、大事なことは相手と認識を合わせなければなりません。


認識を合わせるために、簡単な事柄ならいいのですが、大抵ちょっと複雑なことであることが多いです。
複雑なことを口頭で相手に伝えて、相手もわかっているだろうと判断するのはリスキーです。

せめてメールで概要レベルを打ち合わせる前に伝えておくべきです。そうすることで打合せに臨む前に相手も理解するための時間や、その先の解決策の調査時間の猶予が生まれます。行き当たりばったりでやる仕事はミスを生みやすいのです。

ダメな例としては

会議をする上で、大事なことは相手と認識を合わせなければなりません。
認識を合わせるために、簡単な事柄ならいいのですが、
大体ちょっと複雑なことであることが多いです。
複雑なことを口頭で相手に伝えて、相手もわかっているだろうと判断するのは
リスキーです。

せめて打合せの前にメールで概要を伝えておくべきです
そうすることで打合せに臨む前に相手も理解するための時間や、その先の
解決策の調査時間の猶予が生まれます

行き当たりばったりでやる仕事はミスを生みやすいのです。

ダメな例としては

Aさんは問題が発生したので、ベンダーを呼ぶことにしました。

が問題ですね。

またベンダーの「持ち帰って社内で検討します」の発言も

持ち帰って社内で検討します

こちらも事前に伝えられていれば、事前に調査して会議に臨んできてくれたかもしれなかったですね。

こちらも事前に伝えられていれば、事前に調査して会議に臨んできてくれたかもしれなかったですね。

効率化術② 1人で草案を用意しておく

会議は複数人で行います。


多くの人数で行うほど、稼働がかかりますからお金がかかります。
そこで、稼働を少なくするために、その会議に必要な人だけ集めることが重要です。


(会議形式を対面から電話会議にするのもコストカットのためです)

さて、その上で更に効率化させます。

企画力を持つ1人が全員の納得しそうな草案を作っておくことです。

多人数で1から同じ時間を共有して考えるのは非常に非効率なんです。

そもそも人はできることとできないことがあります。

有効案を出すのに必要なスキルである企画力は、案を出す創造力異なる立場から物を考える力などで構成されていて全員が一定以上のものを持ってなどいません。
(可視化不可能なスキルなので見極めづらいものですが)

よってスキルを持った人ひとりが先に草案を作った方が早く次のプロセスに移行できるんですよ。

一応のたたき台があると、「これはダメ」とか「あれがダメ」とか意見を言ってもらえます。
(世間には批評家タイプの人が圧倒的に多いので)

50点の案を皆で90点にする!っていう方向性でいいんです!
案は結局最終的にはあらゆるリスクに対する対処策を考えておかなければならないので問題ありません。

また、90点のをそのまま出しちゃうよりも「みんなで意見の質を上げた」体験は、全員の当事者意識を上げることにもなるので、副次的な効果もあります。

効率化術③ 議題をコントロールする

会議には文脈があります。
”何について話しているのか”が非常に重要で、同じ方向性で議論しなければならないのですが、方向性が違うことを言ってしまう人が世の中には多く存在します。

各人の集中力が問題の場合もありますし、話題についていけない場合もあります。

人の意見を途中で遮ったり、意見にそぐわないことを指摘すると雰囲気が悪くなるので、何とか穏便に軌道修正を図っていくことになるので時間をロスしてしまいます。

そこで文脈を外してしまう人が文脈から外れないようにする工夫が必要なのです。

「今何をしているのか?」を会議の中で区切って提示することが有効的です。

進行役「次はこの議題を話しましょう!」

(例)
議題5:●●はいくつ必要か!?
 ⇒2つにしとく?
 ⇒いや1つでも十分?もしダメだったら現地で調達すればOK?

こんな風に画面に出しておくと、経験上文脈外す人が少ないんですよ。
会議中、意識が飛んでて夕飯のことを考えてた人も画面を見て戻ってこれるんです。

議題をコントロールするために、どう修正するかよりもそもそも皆をズレないようにする工夫ですね。

まとめ

まとめ

効率化術① 事前に伝えられる情報は伝えておく

効率化術② 1人で草案を用意しておく

効率化術③ 議題をコントロールする

会議が有意義だと相手の会社も喜んでくれて、他のことにも色々と協力的になってくれるので、正にwin-win。

時間を有効活用してストレスが少ない人生を送りましょう!

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